Access連携

マスタ変更分を出力する

1. 「マスタ変更分」の出力対象を選び、該当ボタンを押します。
2. ダウンロードされたCSVの種類と事業所IDを確認します。変更対象がない場合は、CSVの代わりに「変更はありません」等の案内が表示されます。
3. Access担当者へ対象ファイルを渡し、取込後に対象者と変更内容を照合します。

• ヘルパー変更分CSV：最終移行日時以降に更新されたヘルパーの氏名・カナ・性別・区分等を出力します。住所や資格等、ヘルパーマスタの全項目を出力するものではありません。
• 新規利用者CSV：最終移行日時以降に作成された利用者の氏名・カナ・性別等を出力します。既存利用者全員の変更分ではありません。
• 受給者証変更分CSV：最終移行日時以降に作成・更新された受給者証の番号、自治体、支援区分、期間、負担上限額、上限額管理事業所、状態等を出力します。
• 契約情報変更分CSV：最終移行日時以降に作成・更新された受給者証配下のサービス、契約量・支給量・単位、契約期間・支給決定期間等を出力します。

抽出の基準は最終Access→Carenzaデータ移行完了日時です。前回ダウンロード時からの差分ではなく、再出力すると同じ対象が含まれます。Access側ではCarenzaIDを使って更新または追加します。削除の同期は行いません。

「最終データ移行日時が未設定です」と表示される場合は、システム管理担当者による設定が必要です。画面上で日時を入力する欄はありません。

月次シフトCSVを出力する

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   対象年月を指定する

   「シフトデータ」の対象年月を選び、画面の対象事業所IDも確認します。

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   「出力前確認」を押す

   移動単位は0以上の整数、備考は100文字以内である必要があります。不備がある場合はシフトID・日付・時間・理由が表示され、出力は中止されます。

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   不備があれば元のシフトを修正する

   「月間シフトを開く」から対象月に合わせ、指摘された予定を確認します。実際の内容を確認して修正し、Access連携へ戻って再び出力前確認を行います。小数の丸めや備考の切り捨ては自動では行われません。

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   「シフトCSVを出力」を押す

   出力時にも再検証されます。ダウンロードされたファイル名は「carenza_shifts_office事業所ID_YYYY-MM.csv」です。年月を確認してAccessへ取り込みます。

シフトCSVはキャンセルを含む指定月の全シフトです。前回からの変更だけを出すCSVではありません。介助記録の内容や出勤簿の確定データではなく、月間シフトの予定日・時間・担当・各区分・加減算フラグ・備考等を出力します。

ファイル形式と取込後の確認

CSVはUTF-8（BOM付き）、カンマ区切り、先頭行に項目名がある形式です。日付はYYYY-MM-DD、シフト時刻はHH:MM、更新日時はYYYY-MM-DD HH:MM:SSです。氏名の代わりにIDで連携する項目も含まれます。

マスタのファイル名は種類に応じて「carenza_employee_changes_office事業所ID.csv」「carenza_new_users_office事業所ID.csv」「carenza_recipient_certificate_changes_office事業所ID.csv」「carenza_recipient_contract_changes_office事業所ID.csv」です。

Accessへ取り込む際は出力した事業所・年月・種類が一致していることを確認します。取込結果の件数やエラーを確認し、利用者・ヘルパーの対応、日付・時間・キャンセル・加減算・備考が一致するか照合します。Carenzaでダウンロードが完了しても、Accessへの取込が完了したことにはなりません。